Google Docs est incroyablement pratique, mais un partage de lien irresponsable peut exposer des documents qui peuvent avoir semblé être privés.
Beaucoup de gens louent Google Docs pour sa polyvalence et l'option inestimable de partager un document avec des personnes spécifiques, mais ces options de partage, et la façon dont elles sont utilisées, peuvent ouvrir la porte à d'énormes violations de la vie privée. Il est parfois terriblement difficile d'utiliser Internet à titre professionnel et d'éviter de compter sur les services de Google, mais il existe des moyens d'utiliser ces outils et de protéger les données personnelles simultanément.
La suite de fonctionnalités de Google est utile à presque toutes les personnes ayant accès à Internet. La société prend en charge un trésor de programmes gratuits pour tous les domaines de travail, tels que Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps et bien sûr Google Docs. Tous ces outils offrent des options de partage impressionnantes permettant aux utilisateurs de partager des données et de collaborer sur des projets, et certains sont même amusants à utiliser.
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Malheureusement, profiter de ces options de partage présente également les risques les plus importants. Dans Google Docs, la méthode la plus simple de partage de liens consiste à activer le partage de lien pour produire une URL unique pour le document et à envoyer ce lien à un collègue. Bien que l'action directe consistant à envoyer un lien de personne à personne soit relativement sûre, si ce document contient des liens vers d'autres sites Web, cliquer sur ces liens envoie l'URL précédente (celle qui a été créée en privé pour partager le document lui-même) au répertoire du nouveau site. Ce n'est pas une pratique intrinsèquement néfaste - c'est juste une partie peu connue du fonctionnement d'Internet.
Comment préserver la confidentialité lors de l'envoi de documents Google
L'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de partager en toute sécurité un document Google est de le partager avec des personnes spécifiques. Il existe plusieurs façons d'y parvenir. Le moyen le plus rapide consiste à désactiver le partage de lien et à sélectionner à la place «Personnes spécifiques» dans les options de partage de lien. Cela nécessite que l'autre partie se connecte à un compte Google, mais si le travail signifie envoi d'informations sensibles dans un document, cela vaut probablement l'étape supplémentaire. Si le fichier comprend des liens et que l'utilisateur clique sur ceux-ci, l'URL indiquera toujours aux autres sites Web où se trouvait l'utilisateur lorsqu'il a cliqué sur le lien, mais elle ne permettra pas à ces sites de lire le document lui-même puisque les options de partage de lien ont été définies. pour limiter l'accès aux seules personnes spécifiques choisies.
Une autre option consiste à utiliser Google Groupes. Cet itinéraire nécessite également que toutes les personnes impliquées se connectent avec un compte Google, mais en échange, il crée une liste de personnes avec lesquelles tout peut être partagé en exclusivité. C'est une excellente option si le travail nécessite de partager fréquemment des documents avec un grand groupe de personnes. Chaque groupe aura sa propre adresse e-mail associée «@googlegroups», donc au lieu d'insérer l'adresse e-mail d'une personne spécifique lorsque vous choisissez où partager un document, utilisez simplement l'e-mail du groupe. C'est une bonne idée de garder une trace des membres du groupe pour savoir qui a accès aux fichiers partagés, et il est facile de supprimer les personnes qui ne font plus partie du projet.
En fin de compte, comme c'est généralement le cas lors de la communication en ligne, il est essentiel de garder à l'esprit les paramètres de confidentialité lors du partage d'informations. Avec une utilisation intelligente du partage de liens, Google Docs peut être à la fois sûr et sûr.